La banca digitale pioniera in Italia accelera con la Robotic Process Automation

Banca Progetto, banca digitale controllata da BPL Holdco S.à.r.l.- veicolo di investimento di Oaktree Capital Management – e guidata da Paolo Fiorentino, è nata in un momento di profonda trasformazione del settore bancario italiano con l’obiettivo di diventare rapidamente uno dei più importanti operatori nel mercato del credito alle famiglie e alle imprese. Con sedi a Milano e Roma e una rete commerciale diffusa su tutto il territorio nazionale, Banca Progetto è specializzata nei servizi alle piccole e medie imprese italiane (PMI) e alla clientela retail. Si rivolge ai privati con prodotti di risparmio come i conti deposito, la cessione del quinto dello stipendio per pensionati e dipendenti del settore privato e pubblico e alle PMI con prestiti a medio-lungo termine e factoring.

L’ambizione principale di Banca Progetto è stata quella di mantenere ed espandere la propria infrastruttura snella, unica nel suo genere, puntando ad ampliare le operazioni senza dover aumentare proporzionalmente il personale. Nel 2017, la banca ha iniziato il suo percorso di Robotic Process Automation (RPA) e oggi non solo i membri del team sono liberi da compiti banali e ripetitivi, ma molti di loro stanno guidando e gestendo i propri processi aziendali di automazione, tanto è il successo che la tecnologia ha avuto all’interno dell’organizzazione.

La visione di Banca Progetto per la crescita ha sempre ruotato attorno a una struttura operativa flessibile, utilizzando la tecnologia, compresa la RPA, per guidare la progressione del business. Il loro modello mirava a un’operatività 24 ore su 24 per gestire grandi volumi di transazioni, integrando l’automazione in modo da fornire costi operativi flessibili, garantendo la capacità della banca di aumentare il numero di operazioni in modo efficiente in base alle esigenze in tempo reale.

Una particolare sfida aziendale – il rinnovo improvviso e ad alto volume dei conti da parte dei clienti – ha segnato l’inizio del loro percorso di automazione. Nonostante gli intoppi iniziali, la soluzione è entrata rapidamente in produzione, raggiungendo così i risultati prefissati. Grazie all’RPA, non solo sono riusciti a rinnovare da 400 a 500 clienti al giorno nell’arco di un mese, rispettando le rigide clausole contrattuali, ma si sono anche tutelati da potenziali violazioni contrattuali.

Catalizzare una mentalità positiva a livello aziendale

Questa prima esperienza positiva con l’automazione ha catalizzato un cambiamento di paradigma tra il personale interno. I timori iniziali per la sostituzione dei posti di lavoro da parte dell’automazione hanno lasciato il posto all’entusiasmo. I dipendenti hanno presto iniziato a identificare i processi che potevano trarre vantaggio dall’automazione, dando vita a un rapporto sinergico tra la direzione e il personale di prima linea, entrambi consapevoli del potere trasformativo dell’automazione.

Il passaggio a UiPath è stato favorito dalla sua forza nell’integrabilità, che ha cambiato le carte in tavola. “La capacità di UiPath di interfacciarsi sia con i moderni sistemi basati su API sia con i sistemi legacy è stata fondamentale e, collaborando con S2E, abbiamo studiato il modo migliore per sfruttare questa tecnologia, mantenendo i nostri obiettivi in primo piano. Abbiamo quindi iniziato ad automatizzare i processi relativi alla gestione dei conti, ai flussi finanziari, agli investimenti e all’integrazione con i nostri partner intermediari finanziari”, spiega Cosimo Papagna – Digital Operations & Bank Innovation-Banca Progetto S.p.a.

È stato stabilito un approccio da centro di eccellenza (CoE), che combina una gamma diversificata di competenze e ruoli. Mentre Banca Progetto ha gestito le componenti di business e di processo, S2E ha apportato skill tecnologici. Questa partnership ha facilitato la creazione di un solido centro di competenze, che nel tempo ha visto una crescita esponenziale.

Ricordo ancora uno dei miei primi incontri sull’automazione in Banca Progetto, in cui il COO disse che il nostro obiettivo è essere una grande banca, non solo una banca di grandi dimensioni. L’RPA ha fatto più di ogni altra tecnologia per rendere questo obiettivo una realtà. Cosimo Papagna – Operazioni digitali e innovazione bancaria

Nata come banca digitale, Banca Progetto è una delle prime banche italiane a impiegare efficacemente la RPA. Quando la pandemia COVID-19 ha accelerato le tendenze alla digitalizzazione in tutto il settore bancario, Banca Progetto era già avanti, avendo adottato “nativamente” la RPA. Questo impegno preventivo nella trasformazione digitale ha permesso di mantenere l’operatività in tempi difficili, sfruttando un modello di lavoro ibrido.

L’adozione lungimirante dell’automazione ha dimostrato tutto il suo valore durante l’impennata di aperture di conti correnti nel 2023, a causa dei cambiamenti macroeconomici che hanno stimolato l’interesse dei consumatori per i prodotti della banca. Nonostante l’aumento sostanziale della domanda, la banca si è adattata rapidamente ed è riuscita a gestirla senza grossi problemi.

Attualmente, Banca Progetto opera con 30 robot attivi, che governano una media di 1.000 attività giornaliere in vari processi. Mentre i processi ad alto volume possono essere automatizzati con relativa facilità, la vera distinzione sta nel risultato dell’automazione. Il tempo medio di gestione delle attività automatizzate è stato ridotto tra il 68% e il 70%. Questa efficienza ha portato a un miglioramento della soddisfazione dei clienti, grazie a un più rapido completamento delle attività e alla consegna dei processi. Inoltre, si è registrata una significativa riduzione degli errori.

“Vedo un notevole entusiasmo tra la nostra forza lavoro. I membri del team, ora liberati da compiti ripetitivi, iniziano le loro giornate concentrandosi su compiti più essenziali. Possono creare automazioni robotizzate che lavorano durante la notte, gestendo la maggior parte del lavoro di routine, in modo che quando arrivano in ufficio, devono solo gestire le eccezioni e così via, invece di trovarsi di fronte a una montagna di lavoro alle 8.00 del mattino!”.

In un altro caso, la RPA ha aiutato a gestire molti dei suoi requisiti di revisione. La banca aveva già automatizzato una parte significativa delle sue operazioni, ma il segmento della revisione contabile era rimasto manuale. Storicamente, la banca esaminava manualmente circa il 10% della documentazione cartacea basata sui processi Know Your Customer (KYC), che prevedevano documenti di identificazione dei clienti e contratti. Tuttavia, questo non era sufficiente a soddisfare gli standard normativi per la revisione delle operazioni.

Oltre l’automazione, sfruttando l’intelligenza artificiale

Di fronte a questa sfida, l’azienda ha implementato il Document Understanding combinato con l’AI Center e l’Action Center. L’obiettivo è passato dall’analisi di un mero 10% dei documenti a un 100%, comprendendo la totalità delle operazioni. I test iniziali sono stati complessi, con risultati che si aggiravano tra il 20% e il 40%. Tuttavia, applicando l’approccio di apprendimento forzato dell’Action Center, il team ha lavorato sulle eccezioni, perfezionando i processi non adeguatamente automatizzati a causa di errori o soglie non raggiunte. Con l’aiuto dell’AI Center, la banca ha presto raggiunto un tasso di copertura di circa il 90% per la verifica automatica dei documenti.

Questi documenti erano tutt’altro che uniformi: provenivano da clienti di vari Paesi europei, in tre lingue diverse e non avevano un formato standard, alcuni includevano immagini dei documenti e variavano notevolmente in termini di qualità. Nonostante queste complessità, i loro sforzi congiunti hanno rapidamente migliorato la copertura dell’automazione.

“Credo che siano due i punti di forza del nostro percorso. In primo luogo, la collaborazione perfetta tra il personale operativo e i robot e, in secondo luogo, la nostra visione che punta all’eccellenza, non solo alla crescita. Siamo andati oltre i processi ad alto volume, cercando di automatizzare anche le attività più piccole per liberare i nostri dipendenti, concentrandoci sul controllo e sull’evoluzione della forza lavoro robotica. Questo approccio olistico all’automazione ha reso il nostro personale fautore della crescita della banca”. Cosimo Papagna – Operazioni digitali e innovazione bancaria

Da un punto di vista tecnico, il percorso ha visto una naturale evoluzione dei sistemi di automazione. Banca Progetto, che opera interamente nel cloud, è stata pioniera nell’adozione della soluzione cloud di UiPath, rafforzando la sua posizione di innovatore nel settore bancario italiano.

“La collaborazione con Banca Progetto è stata un viaggio simbiotico di innovazione e progresso. L’adozione della soluzione cloud di UiPath non è stata solo una questione di stare al passo con la curva tecnologica, ma di essere pionieri del futuro nel settore bancario digitale. La scalabilità, la flessibilità e l’efficienza dell’offerta cloud sono state determinanti per il successo non solo di Banca Progetto, ma dell’intero settore bancario italiano”, afferma Andrea Cappelletti, Business Unit Director, Digital Transformation & Hyperautomation di S2E.
La partnership con UiPath e S2E e il loro costante impegno nella trasformazione digitale sottolineano il percorso di Banca Progetto da partecipante del settore a leader del settore”.